Printmanagement spart Geld und erhöht die Effizienz auch im Homeoffice

Printmanagement ist derzeit in aller Munde, wenn es um Kosteneinsparungen und vor allem wenn es um die Einbindung von Homeoffice in die Geschäftsabläufe geht. Denn bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen spielt Printmanagement eine wichtige Rolle. Doch was ist Printmanagement eigentlich? Und wie kann man damit tatsächlich Kosten senken und Geld sparen? Damit beschäftigen wir uns in diesem Blog-Artikel.

Printmanagement – was ist das?

Ganz allgemein versteht man unter Printmanagement den Einkauf von Druckleistungen und Druckverbrauchsmaterialien und die Verwaltung des Bestandes durch einen externen Dienstleister. Printmanagement – was manchmal auch Managed Print Services oder Druckmanagement genannt wird – ist also eine Einkaufsdienstleistung mit dem Ziel, günstigere Konditionen zu erzielen und Prozessabläufe zu optimieren – auch bei der Einbindung von Homeoffice.

Dabei ist Printmanagement kein starres Produkt, sondern eine sehr flexible und modulare Lösung, um Sie in der Beschaffung und Produktion von Druckstücken wie z.B. Ausgangspost, Werbebriefe, Transaktionsdruck und anderen zu unterstützen. Dabei werden Kosteneinsparpotenziale genutzt und Prozesse verschlankt. Im Idealfall ist Druckmanagement eine ganzheitliche Lösung für alle Geschäftsprozesse, alle Druckstücke und alle Abteilungen innerhalb des Unternehmens.

Wir von BC DirectGroup bieten genau diese ganzheitliche Lösung an. Wenn Sie Interesse haben, rufen Sie einfach an unter +49 30 81452520 oder nutzen Sie unser Kontaktformular. Wir beraten Sie gern und erstellen Ihnen vorab ein unverbindliches Angebot. Das schafft Kostentransparenz und zeigt Ihnen direkt Ihr individuelles Kosteneinsparpotenzial auf.

Die Vorteile von Printmanagement, Managed Print Services & Co.

1. Sie sparen Geld!

Papier, Toner, Versandhüllen, Porto, Kauf oder Leasing, Wartung für Maschinen,… Druckstücke erstellen und versenden kostet Geld. Viel Geld. Oft fällt das nicht so auf, weil es an vielen unterschiedlichen Stellen vergleichsweise kleinere Beträge sind. Wie heißt es so schön, Kleinvieh macht auch Mist: Wenn Sie das alles zusammenrechnen, dann kommen Sie schnell auf Stückkosten je Ausdruck oder je Ausgangsbrief, die Sie staunen lassen. Professionelle Druckdienstleister erreichen deutlich größere Einkaufsvolumina – und erzielen so entsprechend günstigere Konditionen. Hinzu kommen die hochmodernen Druckmaschinen, die u.a. durch die deutlich höhere Auslastung viel effizienter und günstiger produzieren können. Denken Sie an den Office-Drucker in Ihrem Büro. Den größten Teil des Tages steht der nur rum, verbraucht Strom, kostet Miete,… Durch Druckmanagement sparen Sie ab der ersten Sekunde viel Geld.

2. Sie sparen Zeit!

Ausdrucken, bündeln, konfektionieren, zur Post bringen – Briefe versenden kostet auch Zeit. Je nach Umfang viel Zeit. Hinzu kommen all die kleinen Tätigkeiten, die mit der eigentlichen Kommunikation gar nichts zu tun haben: Das Gerätemanagement, von der Auswahl über Anschaffung bis zur Wartung, Toner & Papier nachlegen und bestellen, die Wartung bei Papierstau oder größeren technischen Problemen. Immer ist irgendwas – und das hält von der wichtigen Arbeit ab. Printmanagement bedeutet, dass Sie sich um all das ab sofort nicht mehr kümmern müssen. Sie gewinnen viel wertvolle Zeit, die Sie für wichtigere Aufgaben nutzen können.

3. Volle Produktivität auch im Homeoffice

Wenn der Geschäftsprozess rein digital bleibt, dann klappt Homeoffice ja meist gut. Aber sobald etwas ausgedruckt und versendet werden soll, wird es schwierig. Statt nun alle Mitarbeiter auch noch Homeoffice mit Druckern, Papier, Umschlägen, Briefmarken etc. auszustatten – oder die Mitarbeiter für solche Tätigkeiten wieder ins Büro kommen zu lassen – können Sie ganz einfach Printmanagement nutzen. Der Mitarbeiter kann genau so effizient wie im Büro die gesamte Ausgangspost erledigen. Einfach per Klick. Ohne Mehrkosten – im Gegenteil. Sie sparen dabei sogar noch.

4. Sie gewinnen Kostenstransparenz

Wie oben bereits erwähnt, sind die internen Kosten für einen Ausdruck oder einen Brief oftmals auf viele kleine Kostenstellen verteilt und die genauen Stückkosten nicht bekannt (Wenn Sie Interesse haben: Wir helfen Ihnen gern bei der Ermittlung Ihrer Stückkosten oder geben Ihnen einen Referenzwert für Ihr Unternehmen!). Mit externem Druckmanagement haben Sie ab der ersten Sekunde die volle Kostenkontrolle. Über alles. Dank übersichtlicher, transparenter Reportings.

Mit unserem Printmanagement sparen Sie bis zu 50% Ihrer Kosten.

Überzeugen Sie sich selbst! Rufen Sie an unter +49 30 81452520 oder nutzen Sie unser Kontaktformular. Wir zeigen Ihnen Ihr individuelles Einsparpotenzial mit professionellem, externen Druckmanagement.

Wie funktioniert Printmanagement?

Effizientes Druckmanagement ist nahtlos in Ihren Workflow eingebunden. Alle Mitarbeiter erstellen wie gewohnt die Dokumente wie z.B. einzelne Briefe oder Angebote, Regelkommunikation wie Monatsabrechnungen und Beitragsbescheide oder Werbebriefe in großen Auflagen. Statt dann das Dokument auf einen internen Drucker zu schicken und sich dann selbst um Konfektion und Versand zu kümmern, schicken die Mitarbeiter das Dokument auf einen virtuellen Drucker direkt beim Dienstleister. Und das war’s schon. Die Druckdaten werden verschlüsselt online über das Internet versendet. Sicher, schnell und zuverlässig. Um alles weitere kümmert sich der Dienstleister dann automatisch.

Fazit und Häufig gestellte Fragen

Was ist Printmanagement?

Printmanagement, oder auch Druckmanagement, ist die Auslagerung von Druck, Konfektion und Versand Ihrer kompletten Ausgangspost und Regelkommunikation an einen externen, professionellen Anbieter wie die BC DirectGroup.

Für wen eignet sich Printmanagement?

Druckmanagement kann für Unternehmen aller Branchen und für alle Abteilungen und Mitarbeiter, die im schriftlichen Austausch mit Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern stehen, implementiert werden. Vom Empfang oder Sekretariat über Abteilungen wie Finanz- und Lohnbuchhaltung, Personal, Vertrieb, Marketing, Einkauf bis hin zur Poststelle. Besonders eignet sich Printmanagement für Mitarbeiter im Homeoffice, die Ausgangspost haben.

Wie viel kostet Printmanagement?

Die Kosten sind abhängig von Volumen und Anforderungen. Beim Druckmanagement werden alle Leistungen individuell an Ihre Bedürfnisse und an Ihren Workflow angepasst. Mit Printmanagement können Sie bei der BC Directgroup bis zu 50% Ihrer aktuellen Kosten sparen.

Sie wollen mehr wissen? Wir beraten Sie gern. Rufen Sie an unter +49 30 81452520, schreiben Sie uns eine E-Mail an kontakt@bc-directgroup.de oder nutzen Sie unser Kontaktformular.